Errores comunes · Documentos, PDF y Excel · 12 errores
La IA no lee bien tu PDF o tu Excel: fallos y soluciones
Con documentos y hojas de cálculo, el error peligroso es el que no da error: una respuesta segura sobre un PDF que no leyó entero o un total que no cuadra sin que ninguna celda avise.
Si el documento no cabe en lo que el modelo puede tener delante a la vez (su ventana de contexto), ve solo una parte o busca trozos sueltos. Suele fallar lo que está al final o en los anexos, y casi nunca avisa.
Cómo se arregla
Pide que cite la página o el apartado de cada respuesta.
Haz la prueba de la última página: pregunta algo que solo esté al final.
Si falla, divide el PDF por capítulos y pregunta capítulo a capítulo.
Pide primero el índice del documento: si le faltan apartados, no lo ha leído entero.
Cómo saber que está arreglado
Responde bien a la pregunta de la última página y la cita está en esa página.
Un PDF escaneado es una foto de cada página: no lleva texto dentro. Para leerlo hace falta reconocimiento de texto (OCR), y el OCR también se equivoca sin avisar.
Cómo se arregla
Abre el PDF e intenta seleccionar una frase con el ratón. Si no puedes, es una imagen.
Pásalo por un programa de OCR o súbelo como imagen a un asistente que lea imágenes.
Pide que escriba ILEGIBLE en lo que no lea con seguridad.
Revisa a mano los números, nombres y fechas que vayas a usar.
Cómo saber que está arreglado
Tras el OCR, Ctrl+F encuentra una palabra del documento, y las cifras clave coinciden con el original.
Al sacar el texto de un PDF, las tablas pierden su estructura: las columnas se juntan y las filas se parten. El modelo recibe un texto revuelto y lo interpreta como puede.
Cómo se arregla
Convierte el PDF a texto y mira cómo ha quedado la tabla antes de preguntar.
Si tienes el original en Excel o CSV, usa ese archivo en vez del PDF.
Si solo tienes el PDF, haz una captura nítida de la tabla y pásala como imagen.
Pide que marque las celdas que no lea con seguridad.
Cómo saber que está arreglado
La suma de una columna coincide con el total que trae el PDF.
La mayor parte de lo escrito sobre Excel está en inglés y el modelo contesta en ese idioma si no le dices otra cosa. Microsoft reconoce que su propio Copilot se entrenó con fuentes sobre todo en inglés. En un Excel en español, XLOOKUP se llama BUSCARX.
Cómo se arregla
Empieza el mensaje con una ficha: «Excel para Microsoft 365 en español, separador punto y coma».
Describe la hoja: nombre, columnas, primera y última fila, qué es texto y qué es número.
Pide «nombres de funciones en español».
Si te devuelve XLOOKUP o comas, no la arregles a mano: dile qué falla y que la repita.
Cómo saber que está arreglado
Pegas la fórmula y Excel la acepta sin mostrar #¿NOMBRE?.
En Excel en español, la coma es el separador decimal, así que los argumentos de las funciones se separan con punto y coma. La IA suele escribirlos con comas, como en inglés.
Cómo se arregla
Escribe =SUMA( en una celda y mira la ayuda que aparece debajo: si pone SUMA(número1; [número2]; ...), tu separador es punto y coma.
Díselo a la IA al pedir la fórmula: «separador de argumentos: punto y coma».
Si cambias las comas a mano, no toques las de los decimales (0,01 debe seguir siendo 0,01).
Cómo saber que está arreglado
Excel acepta la fórmula y la ayuda que aparece al escribirla coincide con los argumentos que has puesto.
Casi siempre hay un espacio invisible detrás del código. ESPACIOS quita el espacio normal, pero no el espacio de no separación (carácter 160), muy común en datos copiados de una web o de un PDF.
Cómo se arregla
Compara la longitud: =LARGO(C2) en las dos tablas. Si no coincide, sobra algo.
Limpia el código dentro de la búsqueda: =BUSCARX(ESPACIOS(SUSTITUIR(C2;CARACTER(160);" "));Clientes!$A$2:$A$9;Clientes!$C$2:$C$9;"SIN ZONA").
Pon siempre un texto visible si no lo encuentra («SIN ZONA»), nunca 0 ni vacío, para que el fallo se vea.
Cómo saber que está arreglado
No queda ninguna fila con «SIN ZONA» y la suma del resumen coincide con el total de la tabla original.
La fórmula puede estar bien y el resultado salir mal por los datos: filas que no encuentran su grupo, duplicados o números guardados como texto. Ninguna celda da error.
Cómo se arregla
Suma las cifras del resumen.
Suma la columna original entera.
Resta una de otra: la diferencia tiene que ser 0.
Si no lo es, filtra las filas que no han entrado en ningún grupo y mira qué tienen de raro.
Cómo saber que está arreglado
La diferencia entre el resumen y el total original es 0.
Con fotos malas, los modelos pueden leer un número plausible y equivocado, o incluso inventarse una factura cuyas sumas cuadran. En una prueba, dos modelos leyeron «0167» donde ponía «0187», y otro se inventó la factura entera.
Cómo se arregla
Haz la foto con luz de frente, el papel plano y el documento ocupando toda la imagen.
Pide que escriba ILEGIBLE en cada campo que no lea con seguridad.
Comprueba en una hoja que las líneas suman la base y que base más IVA da el total.
Cruza el número de factura y el NIF con algo que no haya leído la IA: tu registro de proveedores, el pedido o el banco.
Cómo saber que está arreglado
Cada factura pasa las comprobaciones de sumas y el cruce con tu registro.